ASAS 5S DALAM ORGANISASI

Konsep 5S memainkan peranan penting dalam sesebuah organisasi. Konsep 5S berasal daripada negara Jepun iaitu merupakan suatu amalan budaya kerja yang baik untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan dan pengurusan sektor awam. Konsep ini turut diikuti dengan disiplin dan setiap elemen dalam 5S diamalkan selalu sehingga dapat mematuhi standard tertentu dan memiliki semangat penambahbaikan secara berterusan. 

Elemen 5S terdiri daripada Sisih (SEIRI), Susun (SEITON), Sapu (SEISO), Seragam (SEIKETSU) dan Sentiasa amal (SHITSUKE). Ia nampak seperti istilah yang biasa dan tidak begitu memiliki impak yang begitu drastik secara fizikal, namun amalan ini walaupun kecil tetapi mampu memberi kesan yang mendalam terhadap sesebuah pengurusan organsasi dalam masa yang panjang jika di amalkan secara berterusan 

Menurut konsep ini, amalan Seiri atau sisih merujuk kepada aktiviti menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja. Setiap hari terdapat barang yang baru dan barang lama, maka organisasi perlu mempunyai suatu sisitem iaitu mengasingkan barang yang ada nilai dan tiada nilai.  Jika tiada nilai maka lupuskan dengan segera tetapi jika ada nilai maka cepat-cepat cari pembeli untuk mengelakkan lambakan barangan di tempat kerja. Namun sekiranya tiada nilai maka organisasi perlu menggunakan suatu kaedah pelupusan yang menjimat kos dan selamat. 

Definisi Seiton atau susun pula merujuk kepada aktiviti menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan. Pekerja perlu tahu item yang selalu dan jarang digunakan serta item yang tak diguna tetapi perlu disimpan. Pengelasan item ini amat penting untuk mengelakkan kesukaran mencari kelak. Barangan yang selalu digunakan perlu diletakkan berdekatan tempat kerja, yang jarang digunakan pala diletakkan secara berasingan, dan seterusnya simpan barangan yang tak diguna ditempat yang mudah dicari. Wujudkan tempat khas bagi menyimpan setiap barang dengan meletakkan label khas yang jelas mengikut saiz dan jenis, mudah dilihat dan kesan serta menjimatkan masa ketika dicari. 

Manakala elemen Seiso atau sapu pula merujuk kepada aktiviti mencuci tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk dilantai, di mesin dan peralatan. Amalan seiso ini nampak remeh dan tidak penting tetapi sebenarnya ia menjamin persekitaran kerja yang selesa, kemas dan bersih. Seiso ini perlu diadakan di setiap organisasi, seperti tugaskan penjaga setiap mesin yang digunakan. Untuk memastikan keberkesanan amalan ini, maka aktiviti pembersihan perlu digabungkan dengan pemeriksaan. Gabungan tersebut akan menyebabkan pekerja lebih peka terhadap kebersihan setiap bahagian, selain itu ia turut meningkatkan imej organisasi. 

Keberkesanan amalan 5S ini akan lebih menonjol dengan adanya Seiketsu atau seragam iaitu suatu aktiviti memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang masa serta mudah mengamalkan seiri-seiton-seiso. Elemen tersebut amat penting untuk memastikan 3S dilakukan secara teratur dan berterusan. Keseragaman ini dipersembahkan secara berbeza oleh setiap organisasi seperti persembahan jadual kerja yang teratur dan sistematik. Kewujudan keseragaman dapat dilaksanakan dengan jayanya sekiranya jadual kerja dapat dipatuhi melalui peraturan dan tatacara kerja yang tertentu. Sekiranya organisasi dapat menjalankan pengurusan dalaman dengan tersusun maka ia dapat mengurangkan kebarangkalian berlakunya kesilapan dan kecuaian ketika bekerja. Hal ni demikian kerana, pekerja mengetahui dan mematuhi setiap peraturan organisasi serta menyedari risiko yang bakal dihadapi sekiranya melanggar peraturan. Maka bagi memastikan kelancaran kerja, peraturan standard diperlukan bag mengawal pekerja dan organisasi secara keseluruhannya. 

Selain itu, jika dihubungkan ketiga-tiga elemen tersebut, tempat kerja akan menjadi lebih bersih kerana ianya telah seragam disebabkan aktiviti yang dilakukan secara beulang-ulang kali. Untuk mengekalkan dan meningkatkan amalan 5S ini, pendekatan seperti pengauditan pengurusan atasan, pertandingan antara jabatan dan pertandingan antara syarikat boleh dilaksanakan untuk memastikan keberkesanannya.

Elemen yang terakhir ialah shitsuke atau sentiasa amal pula adalah aktiviti mendisiplinkan dan melatih pekerja mematuhi peraturan dan bertabiat baik di tempat kerja secara berterusan.  Amalan baik shitsuke ini termasuklah senyum selalu, menepati waktu, memiliki semangat berpasukan, mematuhi peraturan dan memberikan khidmat layanan terbaik kepada klien dan rakan sekerja. Amalan terakhir ini juga lebih kepada sikap dan perilaku yang positif pekerja seperti merasa bangga dengan organisasi, mempunyai sikap memajukan diri menerusi latihan yang berterusan serta temapat kerja sentiasa bersih dan kemas bagi menjamin persekitaran serta imej organisasi. Hal ini demikian terdapt tiga kategori pekerja di tempat kerja iaitu pekerja Kelas Ketiga yang membuat kotoran merata-rata dan tiada siapa yang membersihnkannya. Pekerja Kelas Kedua pula ialah ada sekumpulan yang membuat kotor dan sekumpulan membuat bersih, dan pekerja Kelas Pertama iaitu jenis pekerja yang pembersih dengan tidak membuat kotor dan setiap orang melakukan pembersihan.

Kejayaan amalan 5S ini akan tercapai sekiranya setiap anggota organisasi mengamalkan setiap elemen secara konsisten. Selain itu, sokongan dan komitmen berterusan pihak atasan juga amat diperlukan di mana ketua sendiri yang melakukan amalan ini terlebih dahulu dengan memberikan contoh yang baik kepada anak-anak buah. 5s juga turut bermula dengan pendidikan dan latihan untuk meningkatkan disiplin diri dalam pengurusan kerja yang baik. Paling penting amalan 5S dilakukan secara berulang-ulanag dan berterusan untuk mencapai kejayaan organisasi.

Pengenalan Amalan 5S

Mesti anda semua pernah mendengar tentang 5S bukan? Sebenarnya 5S telah diperkenalkan sejak 1980-an lagi dalam usaha untuk mempertingkatkan kualiti perkhidmatan dan pengurusan sektor awam. Sebenarnya jika kita selusuri semula amalan 5S ini diwujudkan ketika zaman pemerintahan mantan Perdana Menteri kita iaitu Tun Dr Mahathir Mohamad  kerana beliau tertarik dengan budaya kerja orang Jepun pada masa itu. Bayangkanlah setelah Perang Dunia Kedua tamat pada 1945 negara Jepun mampu muncul sebagai negara yang maju hanya dalam tempoh yang singkat, sedangkan jika difikirkan semula amat mustahil mereka dapat membangun kerana bom atom yang dijatuhkan di Hiroshima telah melumpuhkan negara Jepun secara fizikalnya dan menyebabkan kekalahan terhadap Amerika Syarikat. Namun, kekalahan tersebut tidak pula melumpuhkan nilai-nilai sumber manusia yang sememangnya dimiliki oleh Jepun iaitu budaya kerja yang perlu dicontohi oleh masyarakat kita.

 Konsep 5S secara rasminya mula diperkenalkana pada 1980-an di Jepun oleh M.Nakatshugawa. kerana menyedari akan budaya kerja yang diamalkan oleh suri rumah pada ketika itu. Kebanyakan kediaman adalah bersaiz kecil dan perlu memanfaatkan setiap ruangan yang ada. Oleh itu, pada sebelah siang, ruang tamu dijadikan sebagai tempat bertemu rakan taulan, manakala pada sebelah malam ruang tamu tersebut akan dijadikan sebagai tempat tidur.

Ruangan yang sempit telah menyebabkan suri rumah mengamalkan konsep sisih barangan jika perlu dan susun semula baranga tersebut selepas digunakan. Konsep tersebut pada mulanya digunakan pada tahun 1955 oleh Persatuan Keselamatan dan Kesihatan Industri Jepun (JISHA) bagi menggalakkan kegiatan perindustrian di negara tersebut.

Dua konsep tersebut iaitu “Seiri” atau sisih dan “Seiton” atau susun telah berkembang menjadi Lima konsep akibat perningkatan produktiviti dan kualiti. Maka pada tahun 1970-an, elemen “Seiso” atau sapu, “Seiketsu” atau seragam dan “Shitsuke atau disiplin telah ditambah menjadi konsep tersebut yang kini dikenali sebagai 5S. Ini bermakna jika digabungkan 5s adalah sisih, susun, sapu, seragam dan Sentiasa amal (disiplin).

Amalan 5s merupakan teknik yang berkesan ke arah mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai “Kaizen” dalam Bahasa Jepun. Istilah Kaizen digunakan untuk merujuk sesuatu yang boleh diperbaiki dan mengalami peningkatan positif sedikit demi sedikit secara berterusan dalam aktiviti yang berorientasikan manusia. Setiap anggota dalam organisasi perlu menyertainya dan memberi komitmen sepenuhnya untuk mencapai matlamat.

Ringkasnya, amalan 5S merupakan suatu konsep pengurusan yang terdiri daripada 5 elemen iaitu ssih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal yang dipraktikkan dalam sesebuah organisasi secara berterusan untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti.

Teori Sistem Terbuka Katz dan Kahn

Sistem umumnya bermaksud unit-unit tertentu yang berinteraksi antara satu sama lain dan mempunyai fungsi-fungsi tertentu. 

        Sistem terbuka ini diperkenalkan oleh Katz dan Kahn pada tahun 1966 telah digunakan secara meluas dalam pelbagai bidang termasuklah bidang pengurusan organisasi. Umumnya, sistem terbuka merupakan suatu gagasan idea terhadap kesan penerimaan input luar kepada sesebuah organisasi yang merangkumi pelbagai elemen. Mereka mentakrifkan organisasi sebagai: 

“ A sosial system consisting of resource variables, interrelated with various mangement policies practices and tecniques which interact with environmental suprasystem to achieve a set of goal."

Takrifan ini memberikan lapan ciri organisasi yang dikongsi oleh semua sistem terbuka:

(a) Pengimportan input dari persekitaran.

(b) Transformasi input melalui aktiviti kerja.

(c) Pengeksportan output kepada persekitaran.

(d) Proses transformasi berbentuk kitaran.

(e) Organisasi cenderung mengimport tenaga yang lebih banyak daripada yang diperlukan. Hal ini mengakibatkan entropi.

(f) Sistem menerima maklum balas daripada persekitaran sebagai respons kepada aktivitinya.

(g) Terdapat kecenderungan untuk menambahkan peranan dan pengkhususan fungsi.

Maka jika bermaksud, Sistem Terbuka ialah sistem pengurusan yang mengandungi kitaran peristiwa. Sistem mengambil input dari persekitaran, memproses input tersebut sehingga berubah daripada asal dan kemudian mengeluarkan output semula ke persekitaran. Kitaran berlaku berulang-ulang.

Dalam sebuah organisasi input diperlukan untuk memulakan operasi iaitu tenaga buruh (pengurus, jurutera, juruteknik, bahagian pemasaran dsbg), modal kewangan, mesin, tapak kilang dan kemahiran maklumat. 

        Dalam proses tranformasi pula, strukurtur organisasi syarikat akan menentukan bidang tugas dan tanggungjawab mengikut unit atau jabatan masing-masing, dengan mematuhi peraturan atau arahan yang telah ditetapkan. Perancangan dibuat dengan teliti agar tidak berlaku pertindihan tugas. 

         Akhir kepada sistem tersebut ialah output iaitu perlulah memenuhi objektif sesebuah organisasi iaitu untuk mencapai kecekapan, peningkatan kemahiran dan pengetahuan, keuntungan dan kepuasan.

         Persekitaran luaran perlu diambilkira semasa menjalankan setiap elemen sistem tersebut.

Kewujudan entropi negatif (Persaingan, P brg meningkat, globalisasi) atau ancaman kepada organisasi perlu di atasi sama ada melalui peningkatan jualan atau meningkatkan margin keuntungan.  Setelah itu kitaran dalam Sistem Terbuka akan berulang-ulang.

Dalam sesebuah organisasi, Sistem Terbuka ini dapatlah di ringkaskan seperti berikut:

Persekitaran Dalaman

Input (Faktor-faktor pengeluaran)

1) sumber manusia – kemahiran, pendidikan, ciri-ciri fizikal (gender, berat, ketinggian)

2) Sumber fizikal- bahan mentah, kelengkapan, tanah, alat-alat lain

3)Sumber kewangan – modal perniagaan, tunai, pinjaman, pelaburan

4)Sumber ICT

Proses Transformasi

1) Polisi syarikat

2) Struktur organisasi

3) Perancangan dan kawalan

4) Prosedur organisasi

5) Proses pengeluaran

Output

1) Kecekapan

2) Kepuasan pekerja atau pelanggan atas barangan yang dikeluarkan

3) Keuntungan

4) Kemahiran dan pengetahuan

Persekitaran Luaran

1) Undang-undang/polisi Kerajaan

- Akta Syarikat

- Akta Kerja 1955

- Dasar gaji minimum dan maksimum

- Pertubuhan Keselamatan Sosial (KWSP)

2) Tenaga Buruh

- tahap pendidikan, kemahiran, ciri-ciri fizikal

3) Kesatuan Sekerja

4)Pemegang saham – saham keutamaan atau yang biasa

5) Pembekal – bahan mentah

6) Pelanggan – DD dan SS, citarasa

7) Masyarakat – organisasi bergerak mengikut kehendak masyarakat

Model Perubahan Tiga Peringkat Kurt Lewin dan Edgar Schein

 Dalam mengurus sesebuah organisasi terdapat beberapa model perubahan yang boleh diamalkan, antaranya Model Perubahan Tiga Peringkat Kurt Lewin dan Model Perubahan Tiga Peringkat Edgar Schein. Perubahan tentunya akan melibatkan sesuatu yang lama bertukar kepada yang baru. 

Secara umumnya, Model Tiga Peringkat Kurt Lewin merupakan model yang terawal sekali menyebut tentang perubahan dalam mengurus sesebuah organisasi yang menjadi asas kepada model perubahan organisasi moden. Kurt menyatakan bahawa pada peringkat pertama, seseorang itu perlu mempunyai keinginan untuk merubah situasi yang lama. Hal ini demikian kerana dengan andaian bahawa situasi yang lama itu mendatangkan kesan yang negatif atau masalah kepada individu atau sesebuah organisasi. Sebagai contohnya, penggunaan beg plastik pada masa kini adalah tidak mesra alam dan akan mengakibatkan penyakit merbahaya kepada pengguna dalam masa yang panjang. Faktor tersebut telah menyebabkan ramai pengguna ingin berubah daripada terus menggunakan beg plastik yang memakan masa yang agak lama untuk terurai. 

Pada peringkat kedua pula, Kurt percaya bahawa seseorang itu perlu berubah kepada kelakuan yang baru. Apabila sesuatu keadaan itu didapati tidak memberikan manfaat maka seseorang harus cuba untuk melakukan perilaku baharu yang dianggap akan mendatangkan kebaikan kepada diri atau sesebuah organisasi. Ini merujuk kepada nilai, sikap, struktur dan pembentukan gelagat yang berbeza berbanding sebelum ini. Misalnya, penggunaan beg kertas atau jenis kain adalah lebih baik berbanding menggunakan beg plastik. Situasi yang baharu ini dianggap merupakan jalan penyelesaian kepada situasi yang lama. 

Seterusnya peringkat yang ketiga iaitu pengekalan kelakuan di tahap baru. Apabila berlakunya perubahan dari segi nilai, perilaku, struktur dan sebagainya kepada individu atau organisasi, maka ia sepatutnya dikekalkan. Ini bermakna pengekalan gelagat baru tersebut akan menjadi sebahagian amalan terbaik daripada sebelumnya. Contohnya, penggunaan beg kertas adalah dianggap lebih baik berbanding beg plastik dan seharusnya dikekalkan pada masa akan datang kerana memberi kesan yang positif kepada persekitaran manusia dan semula jadi. 

Manakala Model Perubahan Tiga Peringkat Edgar Schein pula beliau telah memasukkan unsur psikologi dalam model beliau. 

Peringkat pertama dikenali sebagai Peringkat Perubahan iaitu peringkat membentuk motivasi dan kesediaan untuk berubah ke arah yang baru. Dalam konteks ini seseorang individu atau organisasi harus bijak mengatur stategi yang efektif ke arah perubahan, iaitu memberikan suatu dorongan atau sokongan ke atas golongan sasaran. Ini bermaksud dengan bantuan motivasi maka mereka akan tergerak untuk berubah daripada kelaziman yang dianggap tidak baik. Misalnya, seorang pengurus perlu menjadikan perubahan sebagai suatu tindakan yang perlu dilakukan untuk terus maju.

Peringkat yang kedua pula ialah peringkat Peralihan. Pada peringkat ini, agen perubahan yang terlatih diperlukan untuk memupuk nilai, sikap dan perilaku melalui proses pengenalpastian dan motivasi. Contohnya, pengurus meyakinkan bahawa sasaran syarikat untuk maju akan dapat dicapai sekiranya pekerja melakukan perubahan dalam tingkah laku, nilai, amalan dan sebagainya untuk meningkatkan kecekapan dalam  bekerja. 

Peringkat yang terakhir iaitu Pembekuan Semula iaitu mewujudkan suatu situasi yang mana perubahan yang baharu itu adalah bertepatan dan perlu dimantapkan lagi supaya ia akan menjadi suatu kelaziman. Misalnya pekerja perlu mengekalkan perilaku dan nilai yang baru untuk mewujudkan hubungan yang signifikan antara majikan, prestasi diri dan organisasi.

"Photoshot katenye"

Assalamualaikum kepada para pembaca.

Baiklah, saya nak bercerita sedikit ni, bahawasanya hari ini merupakan hari photoshot untuk kelas tahun akhir SP. Sebenarnya masa tahun satu pun kiteorang ada ambil gambar kelas untuk kenang-kenangan, tapi masa tue tak ramai sangat dalam gambar, nie da tahun tiga pon tak adalah semua kosmet ikut serta tapi lebih ramai lah berbanding sebelum ini.

Sebenarnya, sesi bergambar sepatutnya diadakan pukul 1.30 di teres eko niaga FEP, jadi habis sahaja kelas saya dan bersama beberapa lagi kawan pun terus lah ke FEP untuk makan sekejap sementara tunggu sesi bergambar. Tunggu punya tunggu, sampai jugaklah tapi agak lewat sedikit. Hissh, ini yang aku geram nie, iyelah sepatutnya saya ada kelas pukul 2 petang nie, tapi tak dapat masuk sebab dah pukul 2.30 masa sesi bergambar tue habis.

Kalau saya nak masuk kelas boleh jer, tapi rasa malaslah pulak sebab dah lewat, iyelah kelas saya tue dekat dengan ATMA so jauhlah daripada FEP tue, kalau saya masuk pun entah-entah pukul 3 kot. Dahlah subjek tue subjek PB atau pilihan yang saya sendiri tak pernah masuk pun, baru ingat nak masuk hari ini. heheh...

Berbalik kepada sesi bergambar tadi, wah, nampak bergaya semua kawan-kawan kelas memakai baju korporat kelas. Memanglah ini bukan kali pertama kami memakai baju korporat tetapi nampaklah keseragaman dalam pemakaian. Yang gadis cantik bergaya, yang lelaki pun segak dan tampan,, alaa, puji lebih-lebih lah pulak. hehehe

Alololo, tomeinye .... kiosk kt blkg ... :P

 

ku berlagak ayu ... ce teka saya yg mana satu... (mcm laah retis.. lol)

 keSELFIEAN adalah hak milik setiap insan ... sob2, lelaki berlagak sutun ... guraw.. kihkih

 dalam kelas sblom photoshot

Tapi serius saya suka tengok gelagat kosmet tadi, macam-macam gaya ada. Kami sempat mengambil gambar selfie tadi bersama-sama, amboi-amboi gembira sakan saya tengok tadi. Disebalik semua ini, suka atau pun tidak, tak lama lagi kita semua bakal meninggalkan dunia perkuliahan, hanya gambar ini sahajalah yang akan menjadi kenangan kita kelak. Satu sem sahaja lagi bakal menyusul dan kita akan bergelar graduan!

Sekian daripada saya,

Shiny gurl (wah perasan gitu lorh :D )

Nah, itu dia 'Masalah'

Assalamualaikum... Hari ini rasa ringan sahaja tangan meneruskan coretan yang setelah sekian lama terbengkalai. tiada apa yang menarik ingin saya sampai hanya tekanan dan bebanan yang menyesakkan minda. Benar kata orang, semakin hari hidup ini semakin sukar dan banyak pula cabaran yang datang. Bagi orang yang kuat tetap akan menempuhi liku-liku hidup ini dengan jayanya, tetapi bagi yang lemah pula sudah tentu keluhan dan tekanan sungguh dirasai. Namun hanya orang yang berfikiran positif dan optimis sahaja mampu mengharunginya dengan cemerlang. Maksudnya, seseorang itu akan berfikir bahawa hidup ini merupakan suatu ujian daripada yang Esa agar kita sentiasa berusaha untuk mencari jalan keluar kepada semua permasalahan.

Memang benar tidak semua masalah itu akan menemui jalan penyelesaian dengan pantas tetapi sekurang-kurangnya masalah itu merupakan suatu lagi petunjuk kepada proses pengajaran yang baru, yakni kita melatih diri kita untuk menerima apa-apa cabaran terhadap emosi, mental dan fizikal. Jika kita berfikiran matang, dan sentiasa positif terhadap sebarang masalah dan berjaya mengharunginya, maka kitalah 'Hero Of The Day', getus dalam hati sendiri. Sudah tenttu kita akan merasa gembira dan berpuas hati sekiranya perkara yang mengganggu minda kita telah luput dari ingatan.

Hidup sebagai seorang pelajar pun punya pelbagai masalah, lebih-lebih lagi apabila kita sudah menginjak ke tahun terakhir, perkara yang harus dan perlu dibimbangkan ialah 'Tesis'!. Hanya lima huruf, namun tesis ini besar maknanya, bak kata ahli akademik 'tesis umpama Nyawa pelajar'. Mengapa sedemikian? sebab tesis itulah nanti yang menentukan kelulusan dan pekerjaan di luar kelak. Nah, itu dia masalah yang membuat aku berasa sesak nafas dan pening lalat, tapi aku yakin aku akan dapat menghabiskan tesisku itu. Aku perlukan kekuatan untuk meneruskan usaha murniku itu, akan ku sematkan dalam hati bahawasanya apa yang sedang aku lakukan ini adalah salah satu cara untuk menyumbang kepada aktiviti ilmu pengetahuan. ya Allah, bantu hambamu ini.. Mudah-mudahan sepanjang proses melakukan kerja-kerja penulisan ilmiah ini segala-galanya akan berjalan dengan lancar, sama ada kerja lapangan, kewangan, emosi dan sebagainya... Amin