ASAS 5S DALAM ORGANISASI

Konsep 5S memainkan peranan penting dalam sesebuah organisasi. Konsep 5S berasal daripada negara Jepun iaitu merupakan suatu amalan budaya kerja yang baik untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan dan pengurusan sektor awam. Konsep ini turut diikuti dengan disiplin dan setiap elemen dalam 5S diamalkan selalu sehingga dapat mematuhi standard tertentu dan memiliki semangat penambahbaikan secara berterusan. 

Elemen 5S terdiri daripada Sisih (SEIRI), Susun (SEITON), Sapu (SEISO), Seragam (SEIKETSU) dan Sentiasa amal (SHITSUKE). Ia nampak seperti istilah yang biasa dan tidak begitu memiliki impak yang begitu drastik secara fizikal, namun amalan ini walaupun kecil tetapi mampu memberi kesan yang mendalam terhadap sesebuah pengurusan organsasi dalam masa yang panjang jika di amalkan secara berterusan 

Menurut konsep ini, amalan Seiri atau sisih merujuk kepada aktiviti menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja. Setiap hari terdapat barang yang baru dan barang lama, maka organisasi perlu mempunyai suatu sisitem iaitu mengasingkan barang yang ada nilai dan tiada nilai.  Jika tiada nilai maka lupuskan dengan segera tetapi jika ada nilai maka cepat-cepat cari pembeli untuk mengelakkan lambakan barangan di tempat kerja. Namun sekiranya tiada nilai maka organisasi perlu menggunakan suatu kaedah pelupusan yang menjimat kos dan selamat. 

Definisi Seiton atau susun pula merujuk kepada aktiviti menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan. Pekerja perlu tahu item yang selalu dan jarang digunakan serta item yang tak diguna tetapi perlu disimpan. Pengelasan item ini amat penting untuk mengelakkan kesukaran mencari kelak. Barangan yang selalu digunakan perlu diletakkan berdekatan tempat kerja, yang jarang digunakan pala diletakkan secara berasingan, dan seterusnya simpan barangan yang tak diguna ditempat yang mudah dicari. Wujudkan tempat khas bagi menyimpan setiap barang dengan meletakkan label khas yang jelas mengikut saiz dan jenis, mudah dilihat dan kesan serta menjimatkan masa ketika dicari. 

Manakala elemen Seiso atau sapu pula merujuk kepada aktiviti mencuci tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk dilantai, di mesin dan peralatan. Amalan seiso ini nampak remeh dan tidak penting tetapi sebenarnya ia menjamin persekitaran kerja yang selesa, kemas dan bersih. Seiso ini perlu diadakan di setiap organisasi, seperti tugaskan penjaga setiap mesin yang digunakan. Untuk memastikan keberkesanan amalan ini, maka aktiviti pembersihan perlu digabungkan dengan pemeriksaan. Gabungan tersebut akan menyebabkan pekerja lebih peka terhadap kebersihan setiap bahagian, selain itu ia turut meningkatkan imej organisasi. 

Keberkesanan amalan 5S ini akan lebih menonjol dengan adanya Seiketsu atau seragam iaitu suatu aktiviti memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang masa serta mudah mengamalkan seiri-seiton-seiso. Elemen tersebut amat penting untuk memastikan 3S dilakukan secara teratur dan berterusan. Keseragaman ini dipersembahkan secara berbeza oleh setiap organisasi seperti persembahan jadual kerja yang teratur dan sistematik. Kewujudan keseragaman dapat dilaksanakan dengan jayanya sekiranya jadual kerja dapat dipatuhi melalui peraturan dan tatacara kerja yang tertentu. Sekiranya organisasi dapat menjalankan pengurusan dalaman dengan tersusun maka ia dapat mengurangkan kebarangkalian berlakunya kesilapan dan kecuaian ketika bekerja. Hal ni demikian kerana, pekerja mengetahui dan mematuhi setiap peraturan organisasi serta menyedari risiko yang bakal dihadapi sekiranya melanggar peraturan. Maka bagi memastikan kelancaran kerja, peraturan standard diperlukan bag mengawal pekerja dan organisasi secara keseluruhannya. 

Selain itu, jika dihubungkan ketiga-tiga elemen tersebut, tempat kerja akan menjadi lebih bersih kerana ianya telah seragam disebabkan aktiviti yang dilakukan secara beulang-ulang kali. Untuk mengekalkan dan meningkatkan amalan 5S ini, pendekatan seperti pengauditan pengurusan atasan, pertandingan antara jabatan dan pertandingan antara syarikat boleh dilaksanakan untuk memastikan keberkesanannya.

Elemen yang terakhir ialah shitsuke atau sentiasa amal pula adalah aktiviti mendisiplinkan dan melatih pekerja mematuhi peraturan dan bertabiat baik di tempat kerja secara berterusan.  Amalan baik shitsuke ini termasuklah senyum selalu, menepati waktu, memiliki semangat berpasukan, mematuhi peraturan dan memberikan khidmat layanan terbaik kepada klien dan rakan sekerja. Amalan terakhir ini juga lebih kepada sikap dan perilaku yang positif pekerja seperti merasa bangga dengan organisasi, mempunyai sikap memajukan diri menerusi latihan yang berterusan serta temapat kerja sentiasa bersih dan kemas bagi menjamin persekitaran serta imej organisasi. Hal ini demikian terdapt tiga kategori pekerja di tempat kerja iaitu pekerja Kelas Ketiga yang membuat kotoran merata-rata dan tiada siapa yang membersihnkannya. Pekerja Kelas Kedua pula ialah ada sekumpulan yang membuat kotor dan sekumpulan membuat bersih, dan pekerja Kelas Pertama iaitu jenis pekerja yang pembersih dengan tidak membuat kotor dan setiap orang melakukan pembersihan.

Kejayaan amalan 5S ini akan tercapai sekiranya setiap anggota organisasi mengamalkan setiap elemen secara konsisten. Selain itu, sokongan dan komitmen berterusan pihak atasan juga amat diperlukan di mana ketua sendiri yang melakukan amalan ini terlebih dahulu dengan memberikan contoh yang baik kepada anak-anak buah. 5s juga turut bermula dengan pendidikan dan latihan untuk meningkatkan disiplin diri dalam pengurusan kerja yang baik. Paling penting amalan 5S dilakukan secara berulang-ulanag dan berterusan untuk mencapai kejayaan organisasi.