Sistem umumnya
bermaksud unit-unit tertentu yang berinteraksi antara satu sama lain dan
mempunyai fungsi-fungsi tertentu.
Sistem terbuka ini
diperkenalkan oleh Katz dan Kahn pada tahun 1966 telah digunakan secara meluas
dalam pelbagai bidang termasuklah bidang pengurusan organisasi. Umumnya, sistem
terbuka merupakan suatu gagasan idea terhadap kesan penerimaan input luar
kepada sesebuah organisasi yang merangkumi pelbagai elemen. Mereka mentakrifkan
organisasi sebagai:
“ A
sosial system consisting of resource
variables, interrelated with various mangement policies practices and
tecniques which interact with environmental suprasystem to achieve a set
of goal."
Takrifan ini
memberikan lapan ciri organisasi yang dikongsi oleh semua sistem terbuka:
(a) Pengimportan input dari persekitaran.
(b) Transformasi input melalui aktiviti kerja.
(c) Pengeksportan output kepada persekitaran.
(d) Proses transformasi berbentuk kitaran.
(e) Organisasi cenderung mengimport tenaga yang lebih banyak
daripada yang diperlukan. Hal ini mengakibatkan entropi.
(f) Sistem menerima maklum balas daripada persekitaran sebagai
respons kepada aktivitinya.
(g) Terdapat kecenderungan untuk menambahkan peranan dan
pengkhususan fungsi.
Maka jika bermaksud, Sistem Terbuka ialah sistem pengurusan
yang mengandungi kitaran peristiwa. Sistem mengambil input dari persekitaran,
memproses input tersebut sehingga berubah daripada asal dan kemudian
mengeluarkan output semula ke persekitaran. Kitaran berlaku berulang-ulang.
Dalam sebuah organisasi input
diperlukan untuk memulakan operasi iaitu tenaga buruh (pengurus, jurutera,
juruteknik, bahagian pemasaran dsbg), modal kewangan, mesin, tapak kilang dan
kemahiran maklumat.
Dalam proses
tranformasi pula, strukurtur organisasi syarikat akan menentukan bidang
tugas dan tanggungjawab mengikut unit atau jabatan masing-masing, dengan
mematuhi peraturan atau arahan yang telah ditetapkan. Perancangan dibuat dengan
teliti agar tidak berlaku pertindihan tugas.
Akhir kepada sistem tersebut ialah output iaitu perlulah memenuhi objektif sesebuah organisasi iaitu
untuk mencapai kecekapan, peningkatan kemahiran dan pengetahuan, keuntungan dan
kepuasan.
Persekitaran luaran perlu diambilkira
semasa menjalankan setiap elemen sistem tersebut.
Kewujudan entropi negatif (Persaingan, P brg meningkat,
globalisasi) atau ancaman kepada organisasi perlu di atasi sama ada melalui
peningkatan jualan atau meningkatkan margin keuntungan. Setelah itu kitaran dalam Sistem Terbuka akan berulang-ulang.
Dalam sesebuah organisasi, Sistem Terbuka ini dapatlah di
ringkaskan seperti berikut:
Persekitaran
Dalaman
Input (Faktor-faktor
pengeluaran)
1) sumber manusia – kemahiran, pendidikan, ciri-ciri fizikal
(gender, berat, ketinggian)
2) Sumber fizikal- bahan mentah, kelengkapan, tanah, alat-alat
lain
3)Sumber kewangan – modal perniagaan, tunai, pinjaman,
pelaburan
4)Sumber ICT
Proses Transformasi
1) Polisi syarikat
2) Struktur organisasi
3) Perancangan dan kawalan
4) Prosedur organisasi
5) Proses pengeluaran
Output
1) Kecekapan
2) Kepuasan pekerja atau pelanggan atas barangan yang
dikeluarkan
3) Keuntungan
4) Kemahiran dan pengetahuan
Persekitaran
Luaran
1) Undang-undang/polisi
Kerajaan
- Akta Syarikat
- Akta Kerja 1955
- Dasar gaji minimum dan maksimum
- Pertubuhan Keselamatan Sosial (KWSP)
2) Tenaga Buruh
- tahap pendidikan, kemahiran, ciri-ciri fizikal
3) Kesatuan Sekerja
4)Pemegang saham – saham keutamaan
atau yang biasa
5) Pembekal – bahan mentah
6) Pelanggan – DD dan SS,
citarasa
7) Masyarakat – organisasi
bergerak mengikut kehendak masyarakat
Tiada ulasan:
Catat Ulasan